Tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Kassiopeia Finland Oy (kaikkien Kassiopeia Finland -konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”Kassiopeia”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakimies Esa Lyykorpi
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 0409220470
tietosuoja@kassiopeia.fi

3. Rekisterin nimi

Kassiopeian asiakasrekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Kassiopeian tai asiakkaan oikeutettuun etuun, Kassiopeian ja asiakkaan väliseen sopimukseen, asiakkaan antamaan suostumukseen tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Kassiopeian oikeutettu etu liittyy Kassiopeian ja asiakkaan väliseen asiakkuussuhteeseen tai Kassiopeian liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, palveluiden laadunvalvontaan ja palveluiden kehittämiseen. Kassiopeian oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen.

Sopimuksen perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakas antaa huone-, pöytä- tai kokousvarausta tehdessään tai palvelujen laskutusta varten.

Henkilötietoja käsitellään sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Kassiopeia käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä hotelli-, kokous- ja ravintolapalveluiden tarjoamisessa.

Kassiopeia käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

– asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan
– varausten hoitamiseen
– tapahtumajärjestelyihin
– kokoustilojen varaamiseen
– asiakaspalveluun
– asiakasviestintään
– tiedottamiseen ja markkinointiviestintään
– palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
– maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään
– liiketoiminnan ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittämiseen
– asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekemiseen
– ruoan valmistukseen ja tarjoiluun (koskee erityisruokavaliotietoja)
– tilastollisiin tarkoituksiin
– Kassiopeia Finland -konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluiden ja tuotteiden mainontaan, markkinointiin ja markkinatutkimuksiin sekä suoramarkkinointiin, mikäli siihen on saatu asiakkaalta suostumus.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää asiakkaista seuraavia tietoja:

Asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työpaikka, työtehtävä ja/tai yhteisön tiedot, sukupuoli, kansalaisuus, kieli, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä, laskutustiedot, varaustiedot, asiakaspalautetiedot, varauksia koskevat tiedot, tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin, tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin, tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista, asiakaspalvelu- ja reklamointitiedot, asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot (esim. huoneen tasoon liittyvät tiedot), mahdolliset erityisruokavaliotiedot, maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot ja muut mahdolliset asiakkaan antamat tai asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.

Järjestelmiin voi tallentua Kassiopeian verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

Lisäksi Kassiopeia voi kerätä kameravalvontatietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Kassiopeian toimitiloissa, kiinteistöissä sekä niiden pihapiireissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja autohalleissa. Kameravalvontatietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Kassiopeia saa asiakkaan henkilötiedot pääsääntöisesti suoraan asiakkaalta sähköisten internetlomakkeiden ja tulostettavien paperilomakkeiden kautta sekä puhelimitse ja sähköpostitse.Tietoja kerätään, kun asiakas tekee huone-, pöytä- tai kokouspalveluvarauksen. Tietoja saadaan myös asiakkaille järjestettävistä tilaisuuksista. Asiakaspalvelutilanteissa puhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten esimerkiksi sähköpostiviestit, tallentaa. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Kassiopeia Finland -konserniin kuuluvien yhtiöiden tuotteiden ja palveluiden jakelijoiden rekistereistä, Väestörekisterikeskuksesta tai muusta osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Kassiopeia voi saada asiakkaan henkilötietoja myös ulkopuoliselta varauspalveluja tarjoavalta toimijalta.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Kassiopeia ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Tietoja ei siirretä Kassiopeian ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaisia sopimuskumppaneita, jotka hoitavat Kassiopeian puolesta jotain tiettyä tehtävää, kuten esimerkiksi asiakkuuden tai palvelun hoitoa. Kassiopeian sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. Kassiopeia voi luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja sellaisille tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin. Tällaisia luovutuksia ovat esimerkiksi maksukorttitietojen luovuttaminen maksusuoritusten saajille.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen keston ajan. Kassiopeia katsoo asiakassuhteen päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt Kassiopeian palveluita kymmeneen vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt Kassiopeian palveluita. Henkilötiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää ja käsitellä, jos se on reklamaatioasioiden käsittelyn kannalta tarpeen. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Kun tietoja käsitellään Kassiopeian ja asiakkaan välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi, tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Mahdolliset tietojärjestelmän käytön hallintatiedot säilytetään kuusi kalenterivuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kassiopeianoudattaa asiakkaiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä Kassiopeian tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Kassiopeia säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Kassiopeian nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan Kassiopeian sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kassiopeia hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on asiakkaalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Kassiopeia on tallentanut hänestä. Kassiopeia voi pyytää asiakasta täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia asiakkaan pyyntö koskee. Asiakkaan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Kassiopeian liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Asiakkaan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos asiakkaan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos asiakas esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Kassiopeia voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus vaatia, että Kassiopeia oikaisee ilman aiheetonta viivytystä asiakasta koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Kassiopeia saa oikean henkilötiedon asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, asiakkaan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakas on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Kassiopeian on asiakkaan pyynnöstä poistettava asiakasta koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

– Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
– Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä.
– Asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin).
– Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Asiakkaalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Asiakkaalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Kassiopeian ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Jos asiakas on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, asiakkaan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Kassiopeialla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää asiakkaan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos asiakas vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, henkilötietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Kassiopeian on asiakkaan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

– Asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Kassiopeia voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
– Käsittely on lainvastaista ja asiakas vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista.
– Kassiopeia ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
– Asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Kassiopeian oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun asiakas on itse toimittanut Kassiopeialle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Kassiopeian ja asiakkaan välisen sopimuksen nojalla, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Kassiopeilta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli asiakas katsoo, että Kassiopeia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Ratapihantie 9, 00520 Helsinki.

12. Asiakkaan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakas voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Kassiopeian yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu asiakkaan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kassiopeia.fi tai postitse osoitteeseen Kassiopeia Finland Oy/Tietosuoja, Kutojantie 6-8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Kassiopeian toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy Kassiopeian ja GoLevin verkkosivuilta sekä kaikista Kassiopeian toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin asiakkaalle itselleen, voi Kassiopeia pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

KASSIOPEIA FINLAND OY
Kutojantie 6-8
02630 Espoo

 

Tietosuojaselosteemme Facebook -sivujemme käytöstä löydät täältä.

 

TYÖNHAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Kassiopeia Finland Oy (kaikkien Kassiopeia Finland -konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ”Kassiopeia”)
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakimies Katri Mustonen
Kutojantie 6-8, 02630 Espoo
Puh. 0409220470
tietosuoja@kassiopeia.fi

3. Rekisterin nimi

Kassiopeian työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen tai Kassiopeian oikeutettuun etuun. Kassiopeian oikeutettu etu voi liittyä oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Kassiopeia käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että työnhakija on hakenut töihin Kassiopeialle. Työhakemus voi kohdistua tiettyyn tehtävään tai työhakemus voi olla avoin hakemus. Työnhakijalta saatuja tietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

Kassiopeia voi käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot

Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, kansallisuus, sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.

Työhistoriaan liittyvät tiedot

Aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen ja työtodistukset.

Koulutukseen liittyvät tiedot

Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos ja opiskelutodistukset.

Pätevyydet

Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot atk-osaamisesta.

Muut tiedot

Valokuva, LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, luottotietoselvitys, harrastukset ja muut työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot. Järjestelmiin voi tallentua myösKassiopeian verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Lähtökohtaisesti Kassiopeia saa työnhakijan henkilötiedot työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta ja sen liitteistä. Lisäksi Kassiopeia voi saada työnhakijaa koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka työnhakija on työhakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli Kassiopeia teettää työnhakijan suostumuksella henkilöarvioinnin, saa Kassiopeia työnhakijaa koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta. Luottotietoselvityksen Kassiopeia saa Alma Talent Oy:ltä.

Kassiopeia voi saada työnhakijan henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on tehtävään valituksi tulleen työnhakijan työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja Kassiopeia henkilötietojen käsittelijänä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Kassiopeia ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä Kassiopeian ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaista mahdollista tahoa, joka suorittaa työntekijävalinnan tai henkilöarvioinnin Kassiopeian puolesta. Kassiopeian sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. Kassiopeia voi luovuttaa henkilötietoja myös sellaisille tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Kassiopeia säilyttää työnhakijoiden henkilötiedot kahden vuoden ajan valintapäätöksestä.

Oikeutetun edun perusteella Kassiopeia voi säilyttää työnhakijan henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen oikeutetun edun suojaamiseksi.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kassiopeia noudattaa työnhakijoiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä Kassiopeian tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Kassiopeia säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Kassiopeian nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan Kassiopeian sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

11. Työnhakijan oikeudet

Työnhakijan oikeus päästä omiin tietoihinsa

Työnhakijalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kassiopeia hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työnhakijalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Kassiopeia on tallentanut hänestä. Kassiopeia voi pyytää työnhakijaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työnhakijan pyyntö koskee. Työnhakijan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Kassiopeian liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työnhakijan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työnhakijan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työnhakija esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Kassiopeia voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Työnhakijalla on oikeus vaatia, että Kassiopeia oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työnhakijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Kassiopeiasaa oikean henkilötiedon työnhakijalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työnhakijan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työnhakija on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Kassiopeian on työnhakijan pyynnöstä poistettava työnhakijaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

− Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
− Työnhakija peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
− Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
− Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Työnhakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Työnhakijalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Kassiopeian ja työnhakijan väliseen sopimukseen.

Jos työnhakija on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työnhakijan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Kassiopeialla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Kassiopeian on työnhakijan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

− Työnhakija kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Kassiopeia voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
− Käsittely on lainvastaista ja työnhakija vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
− Kassiopeia ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työnhakija tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
− Työnhakija on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Kassiopeian oikeutetut perusteet työnhakijan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun työnhakija on itse toimittanut Kassiopeialle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Kassiopeian ja työnhakijan välisen sopimuksen tai työnhakijan suostumuksen nojalla, työnhakijalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Kassiopeialta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työnhakija katsoo, että Kassiopeia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Ratapihantie 9, 00520 HelsinkiTietosuoja.

12. Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakija voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Kassiopeian yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työnhakijan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kassiopeia.fi tai postitse osoitteeseen Kassiopeia Finland Oy/Tietosuoja, Sinikalliontie 14 B, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Kassiopeian toimipisteissä. Valmis pohja tarkastuspyynnölle löytyy Kassiopeian verkkosivuilta sekä kaikista Kassiopeian toimipisteistä.

Sen varmistamiseksi, että työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työnhakijalle itselleen, voi Kassiopeia pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

KASSIOPEIA FINLAND OY
Kutojantie 6-8
02630 Espoo